办事指南
1.办公室人员及工作职责
胡建林 副院长 主管学院外事工作 六教305
任洲洋 院长助理 协管学院外事工作 六教6407-1
杨春花 外事秘书 学院外事日常工作处理 六教317 023-65103014
2. 教职工短期因公出境流程
①出境准备
I.申报年度计划。学院每年会发通知统计在岗教职工因公临时出国(境)参加学术会议、合作研究、讲学等时间在 90 天以内(不含 90 天)的学术交流活动(已上报的计划除外)。未报计划的因公出访任务原则上不予审批,如确有必要,可在年度出访计划内进行调整。
II.学院外事办公室登记并公示。准备材料包括:
1)邀请函
2)重庆大学因公临时出国境团组情况公示
III.国际处申报及办理批文。准备材料包括:
1)重庆大学教职工因公临时出国(境)申报表(教工)(主管外事领导签字)
2)因公临时出国人员备案表(书记签字)
3)因公护照照片二张(如果首次办因公护照还需照片回执及照片六张)
4)邀请函及其翻译件各二份
5)身份证复印件2份
6)行程表一份
7)公示一份(打印网页)等
注:1)院长、书记出访申报表需先由分管校领导签字再报送国际处;
2)保密人员需一并提交保密人员承诺书及重庆大学涉密人员出国(境)行前保密教育情况表;
3)赴台需填写相应重庆大学因公赴台申报表(教工)、备案表和审查表。
4)如乘坐非国内航班,需填写乘坐非国内航空公司审批表(包括在国外城市转机乘坐了国外航空公司的航班);
IV.财务处办理预算。准备材料包括:
1)批文
2)邀请函及翻译件
3)行程表等
V.财务处借款。如需借款,需附邀请函及翻译件复印件、预算复印件、批文复印件。
②护照及签证办理
因公出访必须持因公护照(拥有出访国家国籍或永久居留许可除外)出境,并由国际处代办签证。
注:领导干部持因私护照出境需填写领导干部使用因私出国(境)证件申请表方能在档案馆或组织部领取出因私护照并办理签证;
③回境事宜
国际处交回因公护照及出访总结(出访总结请同时发送到学院外事办公室sprinnayang@163.com),并领回签证发票;
财务处报销差旅费需附:
1)批文
2)预算
3)出国前一天外汇牌价
4)护照首页及边检出入境盖章页复印件
5)邀请函及翻译件
6)各类发票等
注:所有英文件需翻译为中文件,并由主管外事领导签字。
3. 学生短期因公出境流程
①出境准备
I.学院外事办公室登记。准备材料包括1)出国申报表(学生)、2)邀请函。
II.国际处申报及办理批文。准备材料包括1)申报表(学生)、2)外方邀请函及其中文翻译件(中文翻译件须所在学院签字盖章)(所有学生)、3)护照信息页复印件(所有学生)、4)行程单(所有学生)、5)重庆大学学生出国(境)学习交流责任书(所有学生,国际处网站下载)、6)重庆大学学生赴海外交流学习课程选修计划表(需课程与学分转换的学生,教务处网站下载)、7)乘坐非国内航空公司审批表(包括在国外城市转机乘坐了国外航空公司的航班)。
可参照国际处网站http://intex.cqu.edu.cn/info/1040/1703.htm办理相关流程
III.财务处办理预算。准备材料包括1)批文、2)邀请函及翻译件各一份。
②护照及签证办理
学生持因私护照出境,并自行办理签证。
③回境事宜
学院外事办公室提交出访总结(发送至sprinnayang@163.com)
财务处报销差旅费需附1)批文、2)预算、3)出国前一天外汇牌价、4)护照首页及边检出入境盖章页复印件、5)邀请函及翻译件、6)各类发票等。
注:所有英文件需翻译为中文件,并由分管外事院领导签字。
4. 常用电话
⑴国际处出国(境)管理科
办公室:二教106
联系电话:65102324
⑵研究生院培养办
办公室:研究生院401
联系电话:65103162
⑶财务处会计事务科
办公室:财务处3楼办公室
联系电话: 65102686